みなさんこんにちは！K3です！
会計事務所で初めて担当を持ち始めたころ、多くの人が頭を悩ますのがタスク管理です。
ただでさえ、覚えることが多いのに、
周りから仕事を振られて頭がパンクした経験は誰もが持っています。
そこで、僕が学んだ会計事務所でのタスク管理のノウハウを紹介しますので参考にしていただければと思います。
やってはいけないタスク管理の方法
最初に多くの人がやりがちな、ダメなタスク管理についてお伝えします。
それは、タスクをすべて洗い出して、ToDoリストで管理するというものです。
確かに、仕事が少ないときはタスクをTodoリストで管理することは可能です。
しかしずっとそれでは、いずれタスクが増えすぎて、
優先順位と締切がわからなくなります。
会計事務所職員におすすめのタスク管理の方法
ズバリ、会計事務所職員にお勧めのタスク管理方法は、
「カレンダーにタスクの締切を書き込んで管理」する方法です。
全く別の会計事務所でも、できる人に共通のやり方でしたので、間違いないやり方です！！
使うカレンダーは、デジタルでもアナログでも構いませんが、
後からの加工のしやすさから、できればデジタルがお勧めです。
もし、勤め先の会計事務所が使用している
スケジューラーなどがあればそちらでできるかと思います。
なければ、Googleカレンダーや、エクセルで自作するなど、
自分が使いやすいツールを見つけてみてくださいね！！
※アナログなら少し大きめの市販のスケジュール手帳で大丈夫です
具体的なやり方は、すべてのタスクに締切を設定してカレンダーに記載する
まずは、仕事を与えられたら、
いつまでにやらなければいけないか必ず確認しましょう。
お客様にしろ、社内の先輩にしろ、
人によっては、「いつでもいいよ。」「なるはやで！」「手が空いたらやって」など、
具体的な期限を提示されない時がありますが、
その場合でも、必ず締切を言ってもらってください。
そして、その締切をカレンダーに書き込むだけです。
もし、その締切までに仕上げることが難しそうなら、
必ずその旨伝えてください。
※会計事務所の仕事で絶対にやってはいけないことは、締切がまもれそうもないのに自分で抱え込んでしまって誰にも相談しないことです。
また、担当を持っている場合は、
決算等の、社内でチェックに回す期限などは決まっていると思いますので、
その日付を書いておきましょう。
例えば、
今月が担当先A社の申告月で、社内のチェックに回す期限が20日だったとすると
今月のカレンダーの２０日の個所に、目立つように
「A社、社内チェック〆切」
などと記載する感じです。
カレンダー式のメリット
カレンダー式のメリットは、
今自分が、直近でやらないといけない仕事は何で、
どのくらい抱えているかが一目でわかることです。
また、このやり方には他にも様々なメリットがあるので解説します。
逆算で中間の締切を設定することで、段取りよく仕事をこなすことができる
個人的に、このやり方の最大のメリットだと思うことが、
タスクの締切から、逆算でいつまでに何をしないのといけないのかを把握し、
それを、中間の締切（自分の締切）として
カレンダーに書き込むことができることです。
例えば、上記の例で
A社の決算を組み、２０日までに申告書を作成してチェックに回す流れを分解すると
①決算月の資料（在庫表などの決算資料も）を回収する
②回収した資料の入力をパンチャーに依頼（もしくは自分で入力）する⇒入力の終了
③入力されたデータをチェック、不明点の確認、不足資料の回収
④決算確定、決算書・申告書の作成
大体こんな感じになるかと思います。
そして、今から２０日の社内チェックの締切までの時間を考えて、
何をいつまでにやらないといけないかを細分化し、中間の締切としてカレンダーに書き込みます。
仮に５日までに資料を回収しないと間に合いそうもないのに、今日が３日なら
大急ぎで連絡しなければなりません。
実際は、慣れてくるとそこまで細分化して、
中間の締切を設定する必要はなくなりますが、
慣れないうちは、できるだけ細かく締切を設定すると、段取りでミスがなくなります。
今回の例では、１社の決算だけで考えましたが、
もしこれが、３月決算の５月申告だったりすると
新人でも3～5件の決算を任されることが多いです。
すると、よほどしっかり段取りを組まないと
絶対に期限内に終わりません。
カレンダー式のいいところは、その段取りと実際の進捗がはっきりとわかることです。
過剰に仕事を抱えることを防ぐことができる
上司は部下がどれくらい仕事を抱えているか把握していないことが多い
僕が会計事務所に就職して、
とても理不尽に感じたことに、
仕事の振り方が無茶苦茶だったことがありました。
所内の、仕事を振る側の人達があまり連携が取れておらず、
あちこちから仕事を振られすぎて、深夜まで仕事をする羽目になったこともあります。
会計事務所のあるあるですが、
こうならないためには、上司に今どらくらい仕事を抱えていて、
なぜ、仕事が終わらないかをわかりやすく伝えなければなりません。
なぜなら、ただ仕事が多すぎると上司に伝えても、
上司は部下が楽をしたいだけなのか、本当に過剰に仕事を抱えているのかわかりません。
カレンダー式のスケジュールを見せると
抱えているタスクの量と締切が明確にわかるため
説得力のある説明が可能となります。
自分の段取りの問題点や効率的な方法を教えてくれることも
また、カレンダー式のスケジュールを見せて説明すると
段取りの組み方や、
仕事に係る時間の認識が、上司とずれていることがあります。
場合によっては、自分の段取りの問題点や
仕事の効率的なやり方などの
具体的なアドバイスをもらうこともあるかもしれません。
なぜベテランはあれだけのタスクをこなせるの？
僕の経験上、新人が担当を持ちだすと振られる件数は、
法人個人合わせて３０件くらいかと思います。
ベテランは７０件から８０件くらいだったと思います。
※製販分離事務所の場合
最初、３０件でもしんどいのに
その倍以上の数をこなし、早めに帰宅するベテランが化け物のように思えました。
今だからわかるのですが、
それだけこなせる理由は段取りに無駄がないからです。
例えば、決算にしろ監査にしろ、
資料がなければ進みませんし、入力が終わらなければチェックもできません。
彼らは、他人にやってもらはないと進まない仕事は
段取りを組んで早めにやってもらいます。
そして自分は、出来上がったものをじっくり処理しているだけなのです。
イメージとしては、
A社の決算のを組んでいる際、不明事項がでてきたら先方に確認の依頼をし、
確認してもらっている間に、
パンチャーから上がったてきたB社の決算を組んでいるような感じです。
つまり、彼らは自分のところで仕事がストップしないようにしています。
段取りをうまく組むことによって、
複数の仕事が常に進んでいる状態（他人にやってもらっていることも含めて）を作っているので
新人とは比べ物にならないパフォーマンスを発揮できているのです。
もちろん、税務の知識や経験が豊富なことも大きな要因ですが、
処理能力の差の本質は、仕事の進め方、段取りにあります。
そして、僕の知る限り、
仕事のできるベテランはカレンダー式でタスク管理している人が多いのです。
まとめ
いかがでしょうか。
会計事務所での仕事や社会人経験が初めての方は、
タスク管理に苦労することが多いと思いますが、
カレンダーに締切りを書き込むというシンプルなやり方で充分対処できます。
補足すると、年末調整や確定申告などあまりにも短期間に集中する仕事の場合は、
それだけ別途エクセルなどで管理表を作っていましたが、
考え方は基本的に同じです。
まずはそれぞれの締切を考えて、
逆算でいつまでに何をしないといけないかを考えるだけです。
慣れてしまえば、仕事に追われている感覚が、
自分が仕事を追いかけている感覚になり、
面白味も出てくるかと思います。
皆さんもタスク管理を改善し、ハイパフォーマーを目指してくださいね！
コメント